Por qué un evento de SL debe cobrar entrada

Cobrar o no cobrar entrada ?.

A pesar de la energía que voy a ponerle a una de las posiciones, no estoy completamente seguro que sea la adecuada y reconozco que puedo estar equivocado en muchos de los puntos que trato a continuación. De lo que SI estoy seguro, es que no deberiamos responder esta pregunta SOLO desde un plano ideal, o incluso quedarnos solos con valores o buenas intenciones, aunque tampoco niego que puedan ser nuestros guias. Estoy convencido de esto porque tenemos que tener en cuenta algo crucial para organizar eventos: la energía que requiere y la espalda de los organizadores.

Organizar cada evento requiere recursos. Donde recursos creo que puede ser tiempo o dinero. Si organizar un evento requiere 10000 horas hombre y con dinero se puede reducir ese número un cuarto, a la mitad, etc. Los organizadores estarán trabajando menos y van a poder usar ese tiempo para hacer otras contribuciones, estar con su familia, dormir, etc. Mas aún si eso puede significar un precio simbólico a la entrada. Que tal $ 10, $ 20 ?.

En serio ?. Si. Creo que es posible. Veamos algunos mitos, problemas e implicancias:

 

#0 Contenido versus gestión de la organización

Cuando se debaten estos temas es muy común que se mezcle el contenido del evento con el modelo empleado en la organización. Tambien, que criterios empleados en la organización impactan cuanto se involucra o participa la comunidad. Esto puede pasar, es cierto. Pero hay muchos ejemplos en los que esto no ocurre. En Argentina, creo que se puede nombrar pycamp, donde es organizado conjuntamente por una empresa/persona particular y comunidad, es pago y a pesar de esto no ha dejado de ser un evento de la comunidad, donde la protagonista es la comunidad. Fuera del país, creo que podemos hablar de FISL, o los eventos de Plone.

#1: Si cobramos entrada, dejamos gente afuera, excluimos

Creo que esto no es cierto. Según estadísticas de las 7JRSL, hablo de este evento porque es el mas importante que me ha tocado coordinar hasta ahora, el porcentaje de gente que declaro tener empleo supera el 90% y aproximadamente el 40% ocupa posiciones gerenciales o superiores.  

#2: Cobrar una entrada simbolica no tiene impacto en el presupuesto

Creo que esto no es cierto. Las 7JRSL tuvieron ingresos por $ 21K. Asistieron aproximadamente 2000 personas. Con una entrada simbolica de $20, el evento hubiera tenido ingresos por $ 40.000 solo en conceptos de entrada, un 200% de los ingresos que tuvimos. Y tener en cuenta que los ingresos por sponsors fueron $ 16K, los otros $ 5K fueron aportes diversos de la comunidad (certificados, rifas, etc).

#3: si cobramos llegamos a menos gente

Creo que esto no es cierto. Primero, hay formas de atacar el problema: becas, es posible implementar esquemas transparentes de becas. Uno mismo ha sido becado para asistir a muchos eventos, en Argentina y en el exterior.

Segundo: supongamos que efectivamente, hay gente que no asiste al evento porque no puede o no quiere pagar los $ 20. Supongamos tambien que eso tiene un impacto del 10% de los asistentes, uso un 10% por el punto que decia en #1. Luego, asisten 1900 personas y tenemos $ 38K en ingresos extras. Con ese dinero, no se puede promocionar mas el evento ?. En la ciduad de Córdoba mucha gente se entero de las 7JRSL cuando La Voz del Interior publico una página completa posterior al evento, la publicidad masiva TRAE gente. Tercero, cuanto sale grabar las charlas ?, esto es caro, pero por falta de voluntarios o fuerza voluntaria conozco de eventos que no lo hicieron. Y si este dinero lo hiciera posible ?, a cuanta gente extra podria llegar el contenido de nuestros eventos si los grabaramos y los publicaramos en internet.

#4: eso no va a funcionar en Argentina

O tambien dicho como 'no podemos comparar eventos en el extranjero con los argentinos'. Bueno, lo de cobrar no es solo 'copiar' un modelo que se usa en EEUU, Europa o Brasil. Tambien se suele hablar de este punto diciendo 'Pycon USA tiene un presupuesto de USD 100.000, ponele, los nuestros son en AR$ y ademas tienen muchos menos ceros'. Ok. Todo esto es cierto. Pero de ahi a que cobrar entrada en Argentina no funcione, me parece que hay un trecho.

Creo que el punto no es comparar las magnitudes o los presupuestos directamente, sino el porcentaje del presupuesto del evento que se cubre con sponsors vs el presupuesto que se cubre con entrada. Lamentablemente conozco los números de un solo evento fuera del pais, la Conferencia Mundial de Plone 2006 (PloneConf) que se hizo en Seattle. Nombro este caso porque lo estudie mucho en el presupuesto de las 7JRSL. Entonces, viendo a PloneConf tenemos algunos números interesantes:

• PloneConf.  Asisten 337 personas, recaudan casi el 70% de los ingresos por entradas y solo el 30% en sponsors aproximadamente.
• Ingresos por cerca de USD 100K, egresos por 63K, ganancia 36K (de los cuales creo que el 10% va a la fundación) 
• Gastan 16K en catering, 16K en hacer grabacion de las charlas. El 50% se va en servicios que se presta a los asistentes/comunidad.
  

#5: Los recursos no son intercambiables

En el asado post Pycon Argentina 2009, un evento que estuvo muuuuy bueno y que no cobro entrada, alguien le pregunto al coordinador:

Si vos hubieras tenido mas dinero, hubieras trabajado menos ?, a lo que Facundo respondio: no, hubiera trabajado igual.

Despues de comentar mi opinión a Facundo, creo que lo puedo escribir en público. Cuando coordinas un evento, hay tareas que tenes que delegar en voluntarios. Una de ellas puede ser ir a buscar a los oradores al aeropuerto. Un voluntario puede estar comprometido o no. Hay veces que es posible saber eso, otras veces no. Tampoco podes exigir a un voluntario un nivel de compromiso muy alto, despues de todo 'el flaco lo hace de onda'. Con cien, docientos pesos contratas un remis un transfer y solucionas el problema.

'Si pero yo tuve ganas de hacerlo y lo hice', se puede argumentar, o 'en el evento que organice no tuve ese problema'. Ok, es un ejemplo rápido. Hay muchas tareas chiquitas y muy puntuales, como estas que son fáciles de tercerizar y que van a ayudar al equipo organizador a trabajar menos y dormir más tranquilo.

#6: con mas recursos inventamos nuevas necesidades que no tenemos

Creo que hay 3 cosas que podriamos hacer si tuvieramos mas recursos en los eventos:

• Publicar videos de las charlas
• Financiar la próxima edición del evento
• Proveer almuerzo o desayuno para los asistentes (catering)
  

De estos tres, creo que el catering es el mas discutible. Los otros dos, creo que realmente valen la pena. Y si esta lista tiene un cuarto, dependiendo cual sea por supuesto, creo que si, estariamos hablando de necesidades creadas.

#7: un evento puede financiarse solo con sponsors

Esto es cierto solo en ciertas ciudades y  comunidades. Mientras mas te alejas del 'centro del país', esto es Buenos Aires, Córdoba y Santa Fe, mas difícil es.

Beneficios:

#8 esfuerzo de los organizadores distribuido

Organizar un evento requiere recursos y esto es tiempo o dinero. No veo forma de cambiar esto. Sin tiempo o dinero, no sale un evento. Cobrar una entrada, en particular insisto que abogo por un valor simbólico, hace mas parejo el esfuerzo.

#9 cashflow, los sponsors no siempre pagan antes

Un problema que te puede pasar, que los sponsors no quieran pagar hasta que no vean el evento realizarse o por cuestiones administrativas mismas, como nos paso en las 7JRSL. Donde el 50% de los ingresos por los sponsors se recibio postevento. Los certificados los recibimos durante el evento. El costado financiero del evento fue dificil de medir. Hasta una semana antes no sabiamos si disponiamos de 10K o 20K para gastar. Nos arriesgamos por 20K y asumimos que los ibamos a poder devolver despues, eso no podria haber pasado y hubieramos tenido problemas.

Si cobras entrada podrias poner un precio especial por registración adelantada. Y otro precio, mas alto, durante el evento.

#10 menos trabajo, menor presion a los organizadores

#9 implica menos presión financiera, al menos para mi. La organización no depende solo de la cantidad de voluntarios, de la capacidad de venta de los miembros de la comunidad.

#11 mayores posibilidades a tercerizar

Por #9 contas con mas recursos económicos y financieros para tercerizar si lo necesitas hacer.

#12 no es gratis, tiene un precio simbolico

Para mucha gente, algo gratuito no tiene el mismo valor que si pagas. Entiendo que esto es discutible. Pero que pasa si cobrando ahora llegamos a un público nuevo, solo por cobrar ?. Es discutible, pero no me animo a negarlo, tampoco afirmarlo rotundamente.

Preguntas abiertas:

#13 precio simbolico, o cobrar en serio y damos mas servicios ?

Hasta ahora hable de un precio simbólico. Hay gente que opina incluso que si se cobrara entrada, se podria dar servicios como el catering. Personalmente no veo mal eso, en PyCon USA 2009 el único problema que tuve durante toda una semana fue con quien hablaba, a que charla o taller asisita. El almuerzo, logistica, estaba todo, todo resuelto. Algo similar me paso en Latinoware 2008, en Foz de Iguazu, Brasil.

Ehhh.. de todos modos, cobrar creo que es un cambio importante en nuestra tradición que sabemos que funciona. Personalmente probaria primero con el precio simbólico y hasta que no veamos que estamos cómodos con este modelo, no avanzaria.

Mi motivación central es bajar la carga al equipo organizador, el catering es una nueva tarea.

#14 podriamos autosustentar eventos con entradas y prescindir totalmente de sponsors ?

Esta es una visión interesante sugerida por Lucio Torres de PyAr. Mi parece una meta muy plausible. Mi unico reparo es que la cantidad de asistentes no la sabes hasta el primer dia del evento e incluso, aunque pudieras estimarla de alguna forma como por ejemplo la cantidad de visitas al sitio, dado que creo que se puede establecer una relación despues de varias ediciones, soy partidario de diversificar y siempre mi criterio es tratar de alivianar la carga al equipo organizador. Creo que esto se podria experimentar teniendo el respaldo de un colchon generado por eventos previos.

#15 certificados solucion intermedia

Eso, cobrar certificados de asistencia es una solución intermedia. En las 7JRSL los certificados recaudaron cerca del 13% de los ingresos, si mal no recuerdo el valor del certificado era de $20. No es mala idea. Ahora, 3K no son los $ 40K que se podrian haber obtenido cobrando la entrada de $20. Asumiendo que se mantiene la cantidad de asistentes, por supuesto.

#16 que cambios hacemos y cuando los hacemos ?

Respuesta corta: no tengo idea.

Respuesta no tan corta: lo hablemos, hagamos encuestas, pruebas. Veamos como nos va si hacemos una experiencia. Esto lo estoy pensando a futuro, si queres los eventos que hagamos a partir del 2015. No estoy hablando de ningun evento que se haya hecho o se pueda hacer proximamente. No hay critica entre linea, no hay ninguna intención oculta aquí, (el mensaje que) que lees es lo que es.

Aunque si hay consenso y me toca organizar uno, bueno... podriamos probar :)

No al dogma, hablemos de criterios.

Si has coordinado un evento conoces el esfuerzo que requiere. Si no lo has hecho, dos cosas, uno hacelo esta muy bueno. Dos y a los fines de esta conversación, pensa en el tiempo que puede requerir, las cosas que vas a tener que dejar de hacer, las peleas que podes llegar a tener con tu familia, los proyectos que podes tener que resignar para cumplir compromisos asumidos o degradar la calidad del evento y las relaciones con tus pares de comunidad.

Por eso es importante tener a los ideales y creencias como guias, pero sin negar nuestras coyunturas y posibilidades. O en otras palabras, cuales son los criterios que deben imperar a la hora de debatir este tema:

1. Maximizar la cantidad de asistintes
2. Minimizar la cantidad de gente 'excluida' en el evento
3. Maximizar nivel técnico
4. Minimizar el esfuerzo de los organizadores
5. Maximizar el impacto en la sociedad
6. Maximizar la interacción entre los oradores
7. Maximizar la transferencia de conocimiento
8. Crear nuevos lazos con instituciones locales
9. Maximizar la diversión de los organizadores
10. Minimizar el costo para los oradores
11. Minimizar el costo para los asistentes
    
12. Maximizar la cantidad de oradores internacionales

 

Tal vez no haya una respuesta o debate único, si algo nos enseña el software libre es que la diversidad es algo bueno... por mas que todo el mundo sepa que gnome y vim rock mientras que emacs y kde suck :).